退職時に必要な書類と退職をスムーズに進めるためのチェックリスト

退職する際には辞める会社、次に入社する会社とやり取りをする書類は意外と多いものです。

初めて転職をする、または転職に慣れていない場合は特に退職時にいろいろと不安になるでしょう。

などなど、わからないことが沢山で不安がつきまとってしまいますよね。

しかし、退職にあたって必要な書類や手続きは一般的に決まっています。

こちらの記事を参考に、退職の手続きに漏れがないようチェックリストを確認しながら、安心して次の転職先に移れる準備をしましょう。

退職までの流れとやるべきこと

退職を決めてからやるべきことを時系列に沿ってお伝えしていきます。

会社は様々な人と関りながら動いています。

内部外部の人との繋がりもありますし、引継ぎや挨拶を考慮すると、約3ヶ月前から動き始めなければなりません。

全体のスケジュール感を理解しながら手続きを進めていきましょう。

退職の意向を伝える(2～3ヶ月前)　

退職の意向を伝えるのは、理由によっては1ヶ月前になることもありますが、退職したい日のおおよそ2～3ヶ月前が良いとされています。

それは、引継ぎや挨拶など会社側に迷惑をかけないために余裕を持った方が良いからです。

転職後もその会社と関わることがないとも限りませんので、なるべく円満に退職できるようゆとりをもって動きましょう。

退職する意思が決まった場合はまず初めに口頭のみ、もしくは退職願を渡して直属の上司に伝えます。

上司に退職の意向を伝える時に重要なポイントは、以下の点です。

退職の意向を伝える際、企業の繁忙期や人材不足の時期に伝えてしまうと双方にとって快く退職に向かえない場合があります。

引き止められる場合もあるかと思いますが、退職や転職における自分の意思をしっかりと伝え、理解してもらえるよう伝え方も工夫しましょう。

退職届を提出(1ヶ月前)

退職願と退職届、それぞれの意味や渡し方をご存知でしょうか。

• 退職願・・・会社へ退職を願い出るための書類
• 退職届・・・退職が確定した後、退職を届け出る書類

順番としては、退職の意向を伝える際にまず退職希望日を記載した退職願を提出します。

企業によっては、口頭での申し出だけでも大丈夫な企業もありますが、退職が承認されれば、正式な退職日を記載して改めて退職届を提出するということになります。

業務引継ぎ(1ヶ月前)

退職が承認され、退職日が決定すると残りの期間で業務の引継ぎを行います。

退職することでなるべく仕事に穴が開かないよう自分と引き継ぐ相手、双方にとってわかりやすい状態を整えておきましょう。

そのためには、下記の業務整理を行いましょう。

後任に引継ぎで直接説明するときに使ったり、退職後も後任担当者が内容等を確認できるようにマニュアルを作成しておくと良いでしょう。

社内外関係者への挨拶まわり(2週間前)

営業担当や外部の取引先がある場合、退職の2週間前には社内外への挨拶まわりをします。

もちろん、会社側の意向や指示に従って行いますが、社外関係者には退職の理由や転職先などは具体的には伝えないのが一般的です。

今までのお礼と合わせて、後任者を紹介すると良いでしょう。

社内挨拶、必要書類受け取り、会社への物品返却(当日)

退職当日には、改めて社内の挨拶まわりをし、退職における必要書類を受け取ります。

また、荷物の持ち帰りや返却忘れのないよう最終チェックをしましょう。

退職の日はバタバタと忙しくなることが多いため、事前にできる手続きや片付けは済ませておくことをオススメします。

退職時会社側から受け取る書類

退職時の流れについて説明しましたが、次に退職時に必要な書類を紹介します。

まずは会社側から受け取る書類について説明します。

以下に挙げてみます。

そしてその多くが次の転職先に提出を求めるものであったり、公的手続きに使用するものであるため、内容を理解した上で大切に取り扱いましょう。

離職票

離職票は退職した事実を証明する書類で、雇用保険の失業給付を受給するのに必要となるものです。

そのため、次の転職先ですぐ働く場合には使用することはありません。

退職日もしくはそれ以降10日前後で受け取ることができます。

退職してから転職活動をする場合にはお金が必要になると思いますので、離職票その他必要書類を持参してハローワークにて基本手当(失業保険給付)の申請を行いましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明する書類です。

雇用保険は下記に記す一定の雇用条件を満たす従業員に対して始めに勤務した企業が加入の手続きを行ってくれます。

【雇用保険の加入条件】

雇用保険は転職先の会社でも引き継がれるため、転職先の入社手続きで雇用保険被保険者証の提出が求められます。

年金手帳

年金手帳は、国民年金や厚生年金の被保険者であることを証明する手帳です。

基本的には20歳以上の方は必ず年金手帳を1冊持っています。

手元にない方は会社が管理している場合があるので、退職の際は返却してもらい転職先に提出することになります。

源泉徴収票

源泉徴収票は、1年間に会社から支払われた給与や賞与などの総額と、納めた所得税の金額が記載されているものです。

転職先で、所得税の年末調整を行うために必要となります。

源泉徴収票は、会社から給与を全額支給されてからではないと発行できません。

そのため、退職後最後の給与が支払われた後に郵送されることが多いですが、受け取り方法などを会社側に確認しておくと良いでしょう。

転職前の会社で年末調整を行わず退職しすぐに転職をしない場合には、自分で確定申告をする必要があるため、源泉徴収票は大切に保管しておきましょう。

退職時会社側に返却するもの

退職時、受け取る書類があれば会社側に返却しなければならないものもあります。

スムーズな退職準備ができるよう事前に返却するものを確認しておきましょう。

健康保険被保険者証

病院を受診する際に使用する保険証。退職にあたって、所属していた会社の健康保険組合から抜けることになるため、会社に返却する必要があります。

勤務していた会社の健康保険は退職の翌日に資格を失うことになります。

身分証明書(社員証)

社員証など、その会社の社員である証明書は退職時に全て返却するようにしましょう。

退職後も持っていて紛失などした場合、会社側に損害や迷惑を被ることになり得ないため、忘れず確認してください。

名刺

名刺も身分証明書同様、退職日までの会社へ返却することになります。

その際、自分の名刺だけではなく仕事を通じて得た取引先等の名刺も全て返却を求められることがあります。

会社側の利益流出や転職後そのツテを使って営業をかけたりすることがないようにするためです。その場合は、会社側の指示に従いましょう。

通勤定期券

会社までの電車やバスの通勤定期券が支給されている場合は、退職日もしくは退職翌日に返却するようになります。

会社側の指示を仰いで、返却方法を確認しておきましょう。

その他社内データや書類

仕事上作成・使用していたデータや書類は全て返却することになります。

情報漏洩や守秘義務の観点で退職後会社側と揉めることがないよう、漏れなく返却しましょう。

その際、受け取った側にもわかりやすいよう整理して渡したり、保存方法を明確化しておくと更に良いでしょう。

転職先に提出する書類

無事退職手続きが終わると、転職先への書類提出が待っています。

以下に書類を挙げますので、前の会社から受け取った書類や提出を求められる書類を事前に理解し、気持ちよく新しい仕事を始められるようにしましょう。

年金手帳

前の会社から返却された年金手帳を再度提出することになります。

会社によってはコピーなどで基礎年金番号が分かればよいとのことで返却される場合もありますが、一度は提出することになるでしょう。

雇用保険被保険者証

転職先の雇用保険に入るため、前の会社より返却された雇用保険被保険者証を提出します。

もし紛失してしまった場合は、ハローワークにて再発行してもらいましょう。

源泉徴収票

年内に退職し、そのまま再就職をした場合、転職先で年末調整をしてもらう必要があります。

そのため、前の会社から受け取った源泉徴収票を転職先に提出します。

扶養控除等申告書

結婚していたり、扶養している家族がいる場合、個々の事情に合わせて税金の控除を受けるための書類です。

例え扶養家族がいない人でも、その旨を記載して提出する必要があります。

多くの場合、申告書を会社から渡されるので、記入して提出します。

健康保険被扶養者異動届

会社が変わると、その会社の健康保険に入ることになります。そしてこちらは扶養家族がいる場合、扶養家族の健康保険も変更となるため、提出が必要になるのです。

こちらの書類も申告書を会社側から渡されるので、記入して提出します。

給与振込先届書

給与振込先の口座を申告する書類です。

入社時書類を渡されるため、記入して提出することになります。会社によっては、口座指定などもあるため確認するようにしましょう。

退職後必要な公的手続き

退職・入社の際に会社側と行う手続きの他にも、行わなければならない大事な公的手続きがあります。

それは退職後すぐに転職する場合と、しばらくブランクがある場合でも必要手続きが変わってきますので、どちらもチェックして理解しましょう。

退職後すぐに転職する場合

退職後すぐに転職をする場合には、転職先に上記でご紹介した必要書類を提出すれば大丈夫です。

公的な変更手続きは会社が行ってくれるため、自分で対応する必要はありません。

退職・入職手続きとスケジュールがタイトになりがちですが、何かと手続きが省けるというのは1つのメリットでもあります。

退職後仕事をしない、もしくは期間が空いて転職する場合

退職後次の会社に入社するまでに期間が空く場合には、主に下記の4つの公的手続きを自身で行う必要があります。

これらの公的手続きは非常に大事なものであり、手続き期限もあるため速やかに行いましょう。

雇用保険給付

退職時、次の転職先が決まっていない場合には「失業給付」と呼ばれる雇用保険の給付を受けることができます。

こちらは手続きをしないと受け取ることができません。

退職時に会社から受け取った離職票を持参し、お住まいの住所を管轄するハローワークに行き手続きを行いましょう。

健康保険の変更

退職すると会社で加入していた健康保険の被保険者資格を失います。

日本では、全ての国民が何らかの公的医療保険に加入することが義務付けられているのです。

そのため、退職後には以下の3つのいずれかの選択で健康保険に加入する手続きをしなければなりません。

健康保険に加入していない期間があると、医療費全額が自己負担になる可能性があるため、忘れずに手続きを行いましょう。

年金の変更

退職をすると今まで会社側が厚生年金として支払い手続きを行ってくれていたものを変更する必要があります。

年金は変更する選択肢として2つあります。

年金の変更手続きを行わないと未納期間が発生してしまい、受給できる年金額が減額される、または保険料をまとめて請求されることがあります。

住民税の支払い　

住民税は前年の1月から12月までの1年間の所得に対して課される税金です。納税は翌年の6月から翌々年の5月までとなっています。

そのため、1月～5月に退職した場合と6月～12月に退職した場合では、住民税の手続きが変わってきます。

• 1月～5月に退職した場合　

退職した月から5月までの住民税が一括徴収され、最終月の給与から天引きされるのが一般的です。

徴収される住民税が多くなってしまう場合は、全額または一部を自分で支払う普通徴収に変更することも可能なため会社と相談してみてください。

• 6月～12月に退職した場合　

退職月分の住民税は給与から天引きされます。

しかし、残りの分は納付通知書が役所から送られ、自分で納付する必要があります。会社側と相談し、残りの住民税を最後の給与や退職金から一括で支払うことも可能です。

退職手続きを漏れなくスムーズに行うための3つのポイント

これまで読んでいただいてわかるように、退職に伴う手続きや書類は沢山あります。

これらの手続きをスムーズに行うことは、気持ちよく退職し、次へのステップへと進むためにとても重要です。

次にご紹介する3つのポイントを意識しながらぜひ臨んでください。

チェックリストをつくる

退職に向けての手続きや書類を時系列に沿ってチェックリストを作成すると良いでしょう。

以下チェックリストを参考にしてみてください。

退職までの流れの確認

退職時の書類チェックリスト

退職時の書類チェックリスト

上記ボタンから、退職時の書類チェックリストがPDFでダウンロードできます。
※PDFのダウンロードはPC推奨です。

スケジュールを立てる

実際に退職したい日程の2～3ヶ月前から会社内で退職に向けて動き出さなければいけません。

退職に向けての手続きや挨拶、引継ぎのスケジュールを考えながら動きましょう。

退職の日が決まると後ろ倒しにはできないためゆとりをもって進められるのが理想ですね。

また、退職に伴う公的手続きも踏まえて、次の転職先に入社する日程も考えてみると良いでしょう。

わからないことは退職前に担当係に確認する

退職後、書類関係確認のために会社側に問合せをしたり、会社に出入りすることはなるべく避けたいものです。

事前にチェックリストやスケジュールを確認しておくことで、分からない点は、退職前に担当者に確認をするようにしましょう。

快くスムーズな退職をするために

会社を退職する場合、特に初めてだとわからないことが沢山あると思います。

チェックリストを参考に、その書類が何のために必要なものであるかを理解した上で、漏れなく手続きを進めて行ってください。

不安や疑問点を残さずに、新しい一歩を踏み出してくださいね。